Progetto “Operation” per la pianificazione aziendale della produzione

Le aziende che non pianificano la produzione rischiano di avere grossi limiti nel processo di crescita e ricerca di soluzioni commerciali.

Limiti che oggi si scontrano con le esigenze sempre più evolute del mercato. Per dare risposta a queste problematiche e offrire un percorso di crescita alle imprese socie, Confartigianato ha previsto di portare l’attenzione sul tema della programmazione della produzione con il progetto “Operation” a misura di PMI.

Le premesse

Dall’esperienza “spalla a spalla” con gli imprenditori, seguiti dagli assistenti commerciali, è emersa l’importanza di gestire con attenzione le commesse e le spedizioni dei prodotti costruiti e lavorati nelle aziende artigiane. La ragione è prioritariamente commerciale. Tutti, quando compriamo un bene o un servizio, valutiamo la cosiddetta “user experience”, concetto di marketing legato all’esperienza che si fa con il prodotto/servizio e che coinvolge tutti gli aspetti di tale esperienza, compresi quelli “affettivi” e di valore collegati all’interazione avuta, ma che includono anche le percezioni su aspetti quali utilità, semplicità ed efficienza.
L’esperienza riscontrata nelle aziende ha più volte fatto emergere che, a causa dalla mancanza di una formale pianificazione, nei clienti la percezione di quanto offerto è stata inferiore rispetto agli sforzi profusi. Sono all’ordine del giorno episodi nei quali, per inserire l’ordine non programmato, si fanno corse in produzione e si lasciano a metà lavori iniziati, con l’effetto di non consegnare nessuna delle due commesse in tempo, lasciando l’amaro in bocca nel cliente. Troppo spesso questa mancanza nella gestione operativa impatta a livello pratico nelle attività commerciali, con frequenti ritardi nei tempi di servizio e il mancato rispetto di standard di qualità dell’offerta.

Il progetto

La pianificazione della produzione è un processo complesso anche per il numero e tipo di figure che coinvolge, in modo diretto o indiretto, tra diversi reparti e funzioni. E proprio per dare risposte quanto più concrete a queste problematiche, e offrire un percorso di crescita alle imprese socie, Confartigianato ha previsto di portare l’attenzione sul tema della programmazione della produzione, coinvolgendo i principali esperti e partner locali in un evento di pubblica attenzione verso le cosiddette “operations” nelle PMI artigiane vicentine e venete.

Si partirà da un evento lancio (in programma nella terza settimana di settembre) durante il quale verrà fatto il punto sulle attività del progetto “Operation a Misura di PMI”. Pensato come momento informativo per la diffusione delle opportunità e per portare l’attenzione delle imprese sul tema, l’evento, partendo dagli interventi degli esperti che affronteranno l’argomento in modo sintetico e coinvolgente, prevede di dare la parola alle imprese. Attraverso la presentazione di un “caso studio” e l’esperienza della applicazione delle soluzioni “lean” in azienda, i partecipanti potranno cogliere gli aspetti di impegno richiesto e l’efficacia dei risultati attraverso la testimonianza di chi ha già percorso questa strada.
L’evento però avrà un elemento innovativo, utilizzando il cosiddetto “Beer Game”, per creare gruppi di lavoro e far comprendere quanto sia necessario rivedere il modo in cui sono svolte le attività giorno per giorno, sia in relazione ai processi interni che nei confronti di terzi (fornitori e clienti). Il gioco della “distribuzione della birra” (inventato da Jay Wright Forrester al MIT Sloan School of Management nel 1960) permette una simulazione in cui diversi partecipanti interagiscono tra loro in una “supply chain” con un processo non coordinato, in cui sorgono problemi a causa della mancanza di condivisione delle informazioni. Questo gioco mette in luce l’importanza della condivisione delle informazioni, della gestione della catena di approvvigionamento e della collaborazione durante il processo. A causa della mancanza di informazioni, infatti, fornitori, produttori, venditori e clienti spesso hanno una comprensione incompleta di quale sia la reale domanda di un ordine. La parte più interessante del gioco è che ogni gruppo non ha alcun controllo su un’altra parte della catena di approvvigionamento. Pertanto, ogni gruppo ha solo un controllo significativo sulla propria porzione di lavoro. Ogni gruppo può influenzare fortemente l’intera catena ordinando troppo o troppo poco, il che può portare a un effetto domino. Pertanto, l’assunzione degli ordini di un gruppo dipende molto anche dalle decisioni degli altri. Durante il gioco i partecipanti, in mancanza delle informazioni di pianificazione delle controparti, cercano freneticamente di capire dove le cose stiano andando storte. Alla fine vincerà il team che ottiene i costi totali più bassi. Nell’evento ci sarà poi un momento finale nel quale sarà messo in evidenza quanto reazioni ed errori siano comuni, illustrando in modo convincente e chiaro gli effetti di una scarsa comprensione del sistema, la mancanza di pianificazione e la scarsa comunicazione anche per una catena di approvvigionamento relativamente semplice.

Gli altri passi di “Operation”

Durante l’evento di settembre saranno presentate le fasi successive del progetto che, sul piano operativo, coinvolgerà le imprese in un successivo sprint in tre giornate in cui si andranno a fotografare il sistema e i processi produttivi e per favorire, attraverso un percorso partecipativo, il miglioramento del posizionamento competitivo dell’impresa verso una migliore offerta di valore e maggiore efficienza. Lo sprint prevede una prima giornata (“Identify”) in cui si analizza l’impresa, una seconda in cui si rivedono e si aggiornano i processi analizzando la catena del valore (“Review-Update”), per arrivare alla terza e ultima giornata in cui si procede al ridisegno delle attività (“Design”).
Ogni azienda ha le sue peculiarità e lo stesso vale anche per l’organizzazione interna, ma, alla luce del contesto straordinario che devono affrontare, le PMI dovranno probabilmente intervenire sul proprio modello di business, adeguando le strategie in termini di crescita e sviluppo e conseguentemente rivedendo il proprio modello operativo, cioè concentrandosi sulle fasi di approvvigionamento e produzione della “supply chain”, al fine di incrementare il valore percepito dal mercato dei loro prodotti/ servizi.

Fianco a fianco delle imprese

A questo punto il progetto prevede di attivare dei servizi di accompagnamento per testare e validare le soluzioni individuate, implementandole con il supporto dei Temporary Operation Manager di Confartigianato Imprese Vicenza. L’utilizzo di questi “assistenti in azienda” mira a supportare gli imprenditori e a gestire in modo semplice i passaggi di una gestione ordinata della produzione. Partendo dai risultati della verifica e definita la strategia operativa, coinvolte le figure chiave in azienda, si andrà a delineare un percorso che permetta di determinare le attività produttive future. Dette attività vengono definite sia in termini di “quali” operazioni svolgere, che di “quando” e “in che ordine” realizzarle in riferimento ai processi aziendali, sia nel medio che lungo periodo. Un cammino lungo e intenso, ma, come tutti i percorsi in salita, porterà l’impresa più in alto.

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