Costi aziendali: quali sono e come meglio affrontarli

La Rubrica di questo numero è curata dall’avvocato Maurizio Camillo Borra dello Studio Legale Associato BBCZ

Il caro bollette – in una misura mai subita prima dalle aziende – pone una questione strategica per le aziende (ancor prima della soluzione contingente al problema): di fronte ad eventi eccezionali, le imprese possono trovarsi indifese e impreparate, oppure vi sono modi e criteri per ‘reggere’ gli urti? I costi che gravano sulla gestione di un’impresa sono molti, e di varia natura. Quali sono, e come affrontarli al meglio delle possibilità?

I suggerimenti 

Prevenzione

L’imprenditore conosce quali siano i suoi punti deboli.
Innanzitutto, si hanno costi fissi o, meglio, costi a cui non si può fare a meno, che sono: 

  1. costi del capannone (affitto, mutuo, leasing);
  2. costi dei dipendenti (stipendi);
  3. costi delle materie prime.
  1. COSTI DEL CAPANNONE E DEGLI UFFICI
    Nel caso di affitto, il canone, in pendenza di contratto, non può variare. Se tale circostanza è favorevole in caso di aumenti generalizzati non lo è stato di fronte al penultimo evento eccezionale cioè la pandemia dovuta al COVID-19. Per tutelarsi, si sono già individuate delle clausole ad hoc da inserire nei contratti che, in caso di ordine dell’autorità di chiusura delle aziende, consente la sospensione del pagamento del canone e/o la riduzione dello stesso per il periodo in cui l’imprenditore non può utilizzare il capannone.
    Quanti imprenditori hanno inserito tali clausole nei contratti attuali in essere? Pochissimi perché tutti ritengono che prima di un’altra Pandemia passeranno tantissimi anni. Non è corretto tale comportamento: occorre adesso, quando la Pandemia è terminata, intervenire subito su tutti i contratti.
    Nel caso di acquisto con mutuo bancario o leasing bisognava e bisogna sempre avere delle accortezze relativamente al pericolo che vi siano aumenti sui tassi di interesse. Prima soluzione quella della scelta di un tasso fisso che effettivamente diventa per l’azienda un costo maggiore (sempre il tasso fisso è superiore a quello variabile) ma tutela in maniera efficace l’imprenditore. Altra soluzione è quella di prevedere dei cap, dei tetti ai tassi procedendo quindi ad assicurarsi il fatto che i tassi variabili potranno aumentare ma fino ad una soglia concordata contrattualmente oltre la quale la banca non può richiedere all’imprenditore l’aumento. Anche in tal caso vi è un costo maggiore ma è una soluzione tutelante (non come il tasso fisso) per l’impresa.
  1. COSTI DEI DIPENDENTI
    Relativamente al costo dei dipendenti spesso, troppo spesso, il TFR – che corrisponde in un anno a circa una mensilità dello stipendio – rimasto in azienda perché non destinato ad un Fondo di previdenza integrativa, viene utilizzato impropriamente dall’imprenditore come ‘cassa’ invece che essere accantonato come previsto dalla normativa. Esistono degli strumenti, anche di tipo assicurativo oltre che bancario, che da un lato sono in grado di impedire che i soldi del TFR rimangano sul conto corrente dell’azienda (che così li utilizza come ‘cassa’) e dall’altro lato consentono di poterli utilizzare in caso di necessità. In questi mesi alcune aziende – previo accordo con i dipendenti e i sindacati – stanno utilizzando anche i soldi del TFR per pagare le bollette pur di non chiudere. Altre aziende invece stanno procedendo con una richiesta di finanziamento alla banche mettendo a garanzia i soldi del TFR.
  1. COSTI DELLE MATERIE PRIME
    In caso di materie prima il cui prezzo dipende da logiche internazionali e borsistiche l’unico rimedio che si può mettere in campo è quello di avere contratti con i propri fornitori che ‘fissino’ il prezzo per un periodo di tempo senza invece utilizzare sì sempre il solito fornitore ma senza tutela contrattuale / accordo quadro ma facendo di volta involta l’ordine di acquisto.
    Per quanto riguarda invece le materie prime in campo energetico occorre distinguere se si sia aziende energivore oppure non.
    Nel caso in cui l’energia sia molto utilizzata per il funzionamento dei macchinari dell’azienda bisogna comunque attuare un piano per essere indipendenti energeticamente: l’indipendenza energetica consiste nel diventare completamente autonomi dalla rete nazionale, attraverso l’adozione di soluzioni e sistemi che provvedono ad alimentare la propria azienda. Queste sono tra le soluzioni migliori: fotovoltaico, impianti a biomasse, gruppi di acquisto.
    Invece l’imprenditore non si occupa di tale situazione ma è concentrato su altri aspetti dell’azienda cioè sul prodotto e sui clienti.
    Intanto occorre ricordare che gli aumenti del prezzo delle materie prima e soprattutto del gas, del petrolio e dell’energia elettrica sono iniziate già a Luglio, Agosto 2021 a causa della prima ripresa post Covid-19.
    Per circa sei / sette mesi gli aumenti sono continuati fino a che è anche scoppiata la guerra in Ucraina con tutte le conseguenze che conosciamo.
    Quindi non è stato ‘un fulmine a ciel sereno’ ma un fulmine durante un temporale!
    Però pochissimo imprenditori hanno iniziato a tutelarsi lo scorso anno fissando come obbiettivo quello di essere indipendenti energeticamente.
    Se non lo si è fatto comunque occorre farlo adesso e subito!

Polizze Assicurative

Le polizze assicurative, che sono spesso considerate per l’imprenditore come un costo da evitare, in realtà nascono ed esistono proprio per fronteggiare gli eventi eccezionali.
Una impresa dovrebbe stipularne molte: tutte quelle che si riferiscono all’immobile, quelle che tutelano il rischio credito (mancato pagamento da parte dei clienti), quelle che tutelano il rischio ‘prodotto’, quelle relativa alla responsabilità civile e degli amministratori, e anche quella della tutela legale per coprire i relativi costi.

Mancata prevenzione

Fin ad ora abbiamo analizzato delle situazioni in cui sono presenti delle forme di tutela, di prevenzione per l’impresa. Ma qualora un imprenditore non si fosse tutelato in tempo? 
E’ fondamentale non prendere decisioni precipitose dettate dalla paura del momento, come per esempio chiudere l’azienda o non pagare ciò che spetta. 
L’arma vincente in questi casi è solo una: comunicare.
Con lo scopo di salvare le sorti dell’impresa è fondamentale coinvolgere tutti i soggetti aziendali trovando i compromessi giusti e una partecipazione attiva. 
In primo luogo, bisogna interagire con il cliente imponendo ma giustificandolo un aumento immediato dei prezzi relativi ai prodotti venduti. 
La seconda figura da considerare sono i fornitori a cui è necessario subito chiedere un allungamento dei tempi di pagamento.
I primi a risentire della crisi economica sono sicuramente i dipendenti delle imprese, un buon imprenditore in questi casi, ha il dovere di parlare con loro della difficoltà che  stanno vivendo. La cosa migliore sarebbe riuscire a pagare tutti gli stipendi, ma qualora la crisi fosse così importante è bene avvisare i lavoratori, trovando delle soluzioni alternative.
Infine, se un imprenditore ha un mutuo in atto è consigliabile sospendere le rate o allungare il debito in un medio-lungo periodo accordandosi con la banca.

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